Duidelijk zijn… Hoe doe je dat?

Duidelijk zijn. Het begint al bij communicatie tussen mannen en vrouwen, maar wat dacht je van communicatie tussen burger en diverse instanties of tussen arts en patiënt? Het verschil in live communiceren of bijvoorbeeld via WhatsApp. Hoe vaak overkomt het je niet dat iets verkeerd begrepen wordt? Ik had het laatst nog met een kookboek dat ik dacht te hebben gekregen van een dorpsgenoot via mijn partner, toen hij onze dochter van een speelafspraakje ophaalde. ‘Wat doe jij nou?!’ riep hij verschrikt uit toen ik enthousiast een aantal bladzijden had dubbel gevouwen van recepten die ik wel zag zitten om binnenkort te gaan uitproberen. ‘Het boek moet ook weer terug.’ Maar dat had hij er eerder niet bij gezegd…

 


Ruis
Ken je nog dat ‘spelletje’ op school waarbij alle kinderen in een kring zitten; de juf (de zender) fluistert een zin in iemands oor en via de kring wordt deze zin doorverteld tot de informatie bij de laatste in de kring is aangekomen (de ontvanger). De ontvanger mag hardop zeggen welke zin er bedoeld wordt. Meestal blijkt de oorspronkelijke informatie niet meer volledig of zelfs veranderd te zijn.

Ruis kan verschillende oorzaken hebben. Het kan zijn dat iemand er met zijn gedachten niet bij is, waardoor er een deel van de boodschap gemist wordt. Communicatie kan ook verstoord worden door bijvoorbeeld lawaai. Verder kan het zijn dat de zender te moeilijke woorden gebruikt (vakjargon) waardoor de ontvanger de boodschap niet begrijpt. Ruis kan ook moedwillig veroorzaakt worden, zoals in het tv-programma ‘Wie is de Mol’ waarin kandidaten met opzet ruis veroorzaken met als doel de medekandidaten op een verkeerd spoor te zetten. Er bestaat ook nog een tussenvorm waarbij mensen, al dan niet moedwillig, de communicatie belemmeren of blokkeren bijvoorbeeld onder invloed van emotie.

 

Mannen vs vrouwen
Mannen communiceren op basis van feiten en zien het als een manier om informatie uit te wisselen. Als er een probleem ontstaat, trekt een man zich meestal terug en zal hij heel erg gaan nadenken om vervolgens het probleem in zijn eentje proberen weg te nemen. Voor een man maakt het niet heel veel uit hoe het probleem wordt opgelost, zolang het maar wordt opgelost.

Communicatie is voor de meeste vrouwen een manier om een connectie te maken of een onderlinge band te versterken. Vrouwen vinden het vaak fijn om met anderen mensen te praten over dingen die ze meemaken. Voor een vrouw maakt het niet heel veel uit of het probleem wordt opgelost, maar het gaat veel meer om de manier waarop iets wordt opgelost.

Een van de grootste fouten die vrouwen maken is denken dat mannen wel aan zullen voelen wat zij denken. En mannen vinden vaak dat vrouwen ‘zeuren’, terwijl dat helemaal niet de intentie is van wat vrouwen zien als ergens gewoon dieper op ingaan.

 

 

Miscommunicatie
Hoe vaak heb je niet te maken met verkeerde, onvolledige of zelfs geen communicatie? Op school, op je werk, bij de tandarts, in het ziekenhuis, met de gemeente / (internet)provider / nutsbedrijf / keukencentrum / makelaar / garage en zo kan ik nog wel even doorgaan. Het is om te beginnen fijn als mensen doen wat ze beloven. Als iemand jou belooft te bellen op een bepaald tijdstip of een leverancier iets komt bezorgen in een bepaald tijdvak, dat dat ook gebeurt. Je houdt er rekening mee, je blijft er speciaal voor thuis en als het dan niet gebeurt, dan baal je als een stekker.

Voor mij met stip op nummer 1 de Belastingdienst. Onduidelijker en onvoorstelbaar tijdrovender dan deze instantie ken ik ze niet. Privé, maar ook zeker als ondernemer, zijn er wel eens van die klusjes die onduidelijk zijn of geregeld moeten worden, maar onoplosbaar lijken te zijn. Een telefoontje, een brief, meerdere telefoontjes, meerdere brieven en dan hopen (en bidden) dat je eindelijk bij de juiste persoon terecht komt het liefst mét kennis van zaken.

Regelmatig is mij al overkomen dat de contactpersoon dan helemaal niet op de hoogte bleek te zijn van de wettelijke regels of werkwijze en mij dus ook niet verder kon helpen. Uiteindelijk weet hij/zij dan niet wie het wel weet of waar ik terecht kan met mijn vraag. Terwijl ik toch echt ontzettend duidelijk ben over wat ik van deze instantie nodig heb. Hoe is dit mogelijk?! Ik blijf altijd verbaasd over dit soort dingen.

Herkenbaar als ik vertel dat ik vroeger weleens in het ziekenhuis ben geweest en met een arts heb gesproken, maar terwijl ik toen ik thuis kwam, eigenlijk nog niets wijzer was geworden? Omdat ikzelf, op dat moment, niet in staat was door te vragen en de arts mij met het nodige vakjargon snel wist af te wimpelen. 

Maar ook (mis)communicatie via bijvoorbeeld WhatsApp overkomt mij regelmatig. Soms kan je een bepaalde zin op meerdere manieren uitleggen. De toon waarop iets gezegd wordt, is ook niet altijd even duidelijk. De emoji (plaatjes) kunnen hierbij uitkomst bieden. 


Grappig
Miscommunicatie kan gelukkig ook zeer vermakelijk zijn. Om te beginnen met mijn eigen moeder. Zij kan heel enthousiast een verhaal vertellen, maar het onderwerp van de zin achterwege laten. Ik zeg dan meestal: ‘Mam, over wie gaat dit?’ en dan moet ik altijd lachen, omdat het in mijn hoofd (ik ben behoorlijk visueel ingesteld) over iedereen kan gaan en dat maakt het dan best hilarisch. In situaties met mijn kinderen en mijn man zijn er ook regelmatig vermakelijke situaties op het gebied van taal en communicatie.

Communicatie met kinderen is vaak erg grappig, omdat (vooral jonge) kinderen nog niet alle woorden met juiste betekenis kennen. Er ontstaan dan heel vaak leuke woorden en gesprekken. Zo zat ik afgelopen weekend met mijn zoon Benjamin van 4 in de auto op weg naar huis, nadat zijn zwemles was afgelopen. Hij vroeg mij: ‘Mama, ik heb goed gezwommen … mag ik nu een stopzuigertje?’ Ik moest even denken, maar toen begreep ik wat hij bedoelde. Hij was al een paar weken verkouden en aan het hoesten. Hij wilde graag een snoepje om op te zuigen, zodat hij even geen last zou hebben van zijn keel. Fantastisch toch, hoe kinderen nadenken en de dingen primair benoemen?


Wees duidelijk
Hoe kan je nu eigenlijk echt helder communiceren? Onderstaande punten geven je wellicht een nieuwe, frisse blik op de wereld die communicatie heet.

 

 

gevoel

Gevoelens spelen altijd en overal. Ze hebben daarom een belangrijke rol en bepalen in grote mate ons gedrag. Het gebeurt vaak dat we in een gesprek met iemand direct met een oplossing willen komen. Ben jij je ervan bewust dat in de meeste gevallen niet jouw woorden blijven hangen, maar het gevoel dat je de ander hebt gegeven? Wees eerlijk en tactvol. Wat heb je eraan als iemand je iets vraagt en je niet eerlijk bent? Of als je ergens mee zit en het niet zegt? Niets. Jij komt er niet verder mee en een ander ook niet.


lichaamstaal- en toon

Lichaamstaal is belangrijk, maar het is natuurlijk ook de toon die de muziek maakt. Vermijd vakjargon en vertel enthousiast op een sprankelende toon. Eentonig stemgeluid is namelijk heel saai om naar te luisteren, terwijl je juist wilt boeien. Je verhaal creatief formuleren kost meer moeite, want je moet het voorbereiden. Benoem je eigen ervaring of prikkel de zintuigen van je gesprekspartner. Zo maak je een onuitwisbare indruk.


focus

Doe de dingen die je doet met volledige aandacht. Alleen als je zelf met volle aandacht ergens mee bezig bent, kan het resultaat optimaal zijn. Je zult efficiënter met je tijd omgaan, maar ook duidelijk zijn voor jezelf en voor anderen. Blijf bij jezelf en realiseer je dat je altijd invloed hebt op je eigen gedrag en je eigen integriteit. Wees daarbij zo volledig mogelijk om geen ruis te veroorzaken.

 

 

luisteren

Wie luistert, komt erachter wat een ander bezighoudt, voelt, denkt, of nodig heeft. Ieder mens heeft twee oren gekregen en één mond. Luister twee keer zoveel dan dat je praat.

Toon interesse. De vraag ‘Hoe kan ik jou helpen?’ overstijgt het eigenbelang. De meeste mensen zullen zelfs verbaasd reageren als deze vraag aan hen wordt gesteld. Dat zijn ze meestal niet gewend. Als je een ander helpt om te krijgen wat hij/zij graag wil, dan zal de ander jou ook graag helpen.


doorvragen

Doorvragen is het instrument om de ander beter te begrijpen en te laten zien dat je werkelijk belangstelling hebt voor het verhaal van de ander. Bovendien geeft het de mogelijkheid om meer te weten te komen en behoeften, gevoelens of twijfels te achterhalen. Dit lukt heel goed als je doorvraagt op wat de ander in zijn of haar laatste zinnen heeft verteld.


samenvatten

Samenvatten: in je eigen woorden kort en krachtig herhalen wat je zojuist hebt gehoord. Als je dit goed kunt en tijdens het gesprek regelmatig doet, zal de ander blij verrast zijn, want ieder mens wil zich graag begrepen voelen. 


positieve houding

Met een positieve houding nodig je de ander uit om dichterbij te komen. Je laat zien dat je open staat voor een ontmoeting, om te praten, om samen in mogelijkheden te denken. Bij een positieve houding draait het vooral om bereidheid contact te maken met de ander, zonder te weten waar dit exact toe zal leiden.

Het vergt moed en vertrouwen om de controle over te geven aan het creatieve proces en de wederzijdse afhankelijkheid daarin. Mensen die op deze wijze durven te denken en te doen, maken het mogelijk onderlinge verschillen en inzichten te gebruiken als aanvulling op elkaar.

Een positieve houding behouden lukt onder andere door positieve woorden te blijven gebruiken en te blijven praten in positieve termen. Daarmee komen oplossingen altijd dichterbij. Hierbij is het belangrijk om vertrouwen in jezelf en in de ander in het gesprek te behouden.

Als het je lukt je positieve houding vast te houden en te blijven zoeken naar verbinding, dan krijgt het gesprek een opbouwend, waardevol karakter. Diegenen die dit kunnen, krijgen meer voor elkaar.

 


Duidelijk?
In het belang van succesvolle communicatie is het verstandig positief te denken en oplossingsgericht te werk te gaan. Communiceer met gevoel en een passende lichaamstaal- en toon. Zorg ervoor dat je er met je volle aandacht bij bent en wees volledig in je informatievoorziening. Luister naar de ander, vraag door en vat samen. Respecteer elkaars verschil in inzicht en probeer altijd naar mogelijkheden te zoeken waarin je iets kunt betekenen voor elkaar.

Duidelijkheid is de basis voor heldere communicatie. 

Duidelijk communiceren kan een heleboel misverstanden, problemen en teleurstellingen in je leven voorkomen. Het is de basis van goede relaties met andere mensen. 

Zorg dat de boodschap die je probeert over te brengen duidelijk is. Zorg dat het niet op meerdere manieren te interpreteren is. Wanneer mensen weten wat je wilt, kunnen ze het je geven en wanneer mensen begrijpen wat je bedoelt kun je je ideeën verspreiden. Doe wat je belooft.

Helder kunnen communiceren is een enorm bruikbare eigenschap, zowel privé als in het zakenleven. Werk dus aan de manier waarop je communiceert, en zorg dat je altijd duidelijk bent over wat je wel en niet wilt. Want mensen kunnen pas ergens naar handelen als ze weten waarnaar ze moeten handelen.

 

 

Duidelijk zijn… Hoe doe je dat?
Tags:                                 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *